La nota spese è un documento fiscale di fondamentale importanza per l’azienda che viene redatto da un collaboratore e avente come principale scopo quello di richiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta di lavoro.
In queste occasioni è infatti il lavoratore dipendente ad anticipare i costi della trasferta, così come di altre spese e, al suo rientro in azienda, è importante che si provveda alla corretta compilazione della nota spese.
La totalità delle spese destinate a rimborso deve riguardare solo l’attività lavorativa e, per tale ragione, in sede di controllo sarà proprio l’azienda a stabilire che queste siano effettivamente corrispondenti alle prove d’acquisto fornite.
Per essere considerata valida la nota spese deve contenere:
- Riferimenti dell’azienda
- Dati anagrafici del collaboratore
- Data e luogo: periodo relativo alle spese sostenute e luogo della trasferta o del viaggio
- Natura e ammontare della spesa: elenco dei costi sostenuti suddivisi per categoria
- Eventuali annotazioni
- Giustificativi, tra cui fatture, ricevute e scontrini, di ogni spesa.
GESTIRE LE NOTE SPESE
Quasi tutte le PMI, prima o poi, si sono trovate a dover gestire la compilazione della nota spese. Questo processo, infatti, non è semplice e può portare ad alcune difficoltà:
- Tempo eccessivo: elaborare la nota spese richiede anche un ora di tempo.
- Mancanza di produttività: questo procedimento non aumenta la produttività aziendale.
- Attività noiosa: la maggior parte dei lavoratori percepisce l’elaborazione delle note spese come un’attività estremamente noiosa.
- Errori: l’errore umano può sempre verificarsi. Non dimentichiamo, inoltre, che può accadere di smarrire scontrini o fatture da allegare alla nota spese.
LA SOLUZIONE DIGITALE
Migliorare questi processi si può tradurre in un significativo risparmio di tempo e il conseguente aumento della produttività, ma come? Il modo più semplice di farlo è quello di appoggiarsi a una soluzione digitale flessibile, come quella di Qonto, che include una serie di funzioni pensate proprio per migliorare il lavoro in team.
Qonto ha creato una guida pratica per aiutare imprenditore e aziende a gestire meglio le note spese.
Con Qonto puoi gestire la tua contabilità e quella dei tuoi collaboratori in pochi clic.
- Elimina i documenti cartacei
- Elabora le fatture in automatico
- Dai la giusta autonomia al tuo contabile
- Per una gestione delle spese semplificata
Se ben pianificata, la strategia di gestione delle spese aziendali permette ai manager di vedere un miglioramento della produttività, a vantaggio dei conti ma anche della soddisfazione del personale, che ottimizza il proprio tempo perché sa come deve procedere per la rendicontazione.
I dipendenti non devono più anticipare spese per conto dell’azienda né chiedere rimborsi: gli è stato dato uno strumento di pagamento e conoscono i limiti con cui possono utilizzarlo.
- Imposta una policy per la gestione delle spese. In mancanza di un chiara policy aziendale, è impossibile gestire le spese in maniera efficace. Una policy per la gestione delle spese deve essere chiara, precisa e comprensibile. L’obiettivo è che tutti siano informati allo stesso modo, così da evitare incomprensioni.
- Utilizza strumenti di pagamento su misura. Per far fronte a delle spese ricorrenti è utile assegnare una carta aziendale personalizzabile.
- Imposta un limite di budget per ogni progetto per mantenere il controllo sulle spese del team.
- Automatizza la raccolta dei giustificativi
- Responsabilizza il tuo team. Una gestione delle spese collaborativa è un vantaggio per tutti. I progetti si muovono più velocemente e i dipendenti si sentono più autonomi, e quindi più motivati. Tu invece puoi risparmiare tempo prezioso e dedicarlo ad attività più strategiche per la crescita del tuo business