In questo nuovo articolo approfondiremo il tema del budget, lo strumento indispensabile per pianificare la crescita aziendale.
Gestire un’azienda senza formalizzare un budget, per quanto semplice, è come partire per un viaggio decidendo dove voglio andare ad ogni incrocio….
Dobbiamo ricordare che la gestione finanziaria non è l’unico fattore da tenere sotto controllo, infatti sono 5 le leve che governano la Tesoreria Aziendale.
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Iniziamo con il fissare un punto ben preciso: il budget è una previsione accurata dei piani aziendali futuri, e si badi bene, dobbiamo chiamare budget quel documento aziendale che viene elaborato solo se nelle intenzioni dell’impresa vi è quella di imporre una direzione precisa alla gestione.
IL BILANCIO PREVISIONALE
La traduzione più corretta del termine budget è: “bilancio previsionale”. Se vogliamo dare una definizione precisa e scolastica, possiamo dire che il budget è uno strumento di programmazione che riguarda l’impresa nel suo insieme oppure per singoli reparti; un documento amministrativo, di natura preventiva, in cui l’azienda formalizza tutte le operazioni di gestione futura che ha intenzione di attuare per il conseguimento di un determinato risultato.
Si tratta di un vero e proprio piano di azione, che potremmo definire analitico, ma flessibile in caso di necessità. Solitamente il budget si riferisce all’anno successivo in cui viene elaborato.
Sia chiaro, che non è con il budget che l’impresa fa i soldi, ma di sicuro se non lo fa le probabilità di perderli aumentano vorticosamente.
In parole povere, se non siamo in grado di impostare delle previsioni aziendali, di seguirne lo sviluppo e di valutarne gli scostamenti, lasciamo perdere, perché è tutto tempo sprecato.
In un’azienda il budget inteso come documento da seguire per la gestione riveste un ruolo particolarmente importante in quanto obbliga l’imprenditore e le diverse aree aziendali a riflettere sui loro sistemi di gestione ed a controllare lo stato della propria operatività.
È molto importante poiché mette in comunicazione le diverse aree aziendali e fornisce dei criteri di valutazione dei singoli risultati preventivati.
In quest’ottica, il budget diventa uno strumento importantissimo per il coordinamento dell’organizzazione aziendale.
I punti fondamentali del budget sono la pianificazione, il controllo e la verifica. Grazie alla pianificazione, si possono eliminare le incertezze future e si può anche intervenire in maniera efficiente su eventuali imprevisti. Molto importante è anche il controllo del budget, attività utile a confrontare i dati preventivi con i dati a consuntivo.
LA STRUTTURA DEL BUDGET
La struttura di un budget può essere più o meno articolata, ma di solito si compone dei seguenti documenti:
- Budget operativo relativo alla previsione, definizione e gestione dei costi e dei ricavi nel periodo di tempo preso in considerazione;
- Budget Finanziario che illustra e dettaglia i flussi finanziari derivanti dalle previsioni economiche fatte, più gli investimenti e la cassa;
- Budget Investimenti riepilogativo degli investimenti programmati e necessari all’azienda.
Nella stesura di un budget è necessario tenere in considerazione sempre la strategia che l’azienda intende seguire, e quindi esplicitare le linee da seguire e gli obiettivi da raggiungere.
IL CALCOLO DEL BUDGET
Il budget aziendale si calcola seguendo un processo composto da alcuni step precisi e chiari. Vediamoli insieme:
- Semplificazione del prospetto contabile: prima di tutto è necessario fare ordine e semplificare tutto il grande flusso di dati contabili dal quale partire e che dovrà essere analizzato, in modo da poter estrarre cifre chiare e facilmente confrontabili;
- Analisi dei periodi precedenti: per avere un quadro chiaro di quali sono state le scelte migliori, gli investimenti più giusti e i problemi è indispensabile basarsi su statistiche e dati dei periodi precedenti;
- Analisi dei costi generali: analizzare tutti i probabili costi sia fissi (solitamente uguali ai periodi precedenti) che variabili. La classificazione dei costi è un punto fondamentale;
- Calcolo delle risorse: calcolare nel modo più preciso possibile le risorse che si hanno a disposizione, di qualunque natura esse siano; in questo modo si avrà una visione d’insieme su quelle che sono le potenzialità aziendali e i limiti;
- Frazionamento del budget: scegliere dei parametri in base ai propri obiettivi per suddividere il budget in parti. Questo sarà indispensabile ai fini di analisi e controllo.
- Redazione del budget aziendale a fine anno; solitamente il periodo migliore è novembre/dicembre.
In linea di principio, il punto di partenza per l’elaborazione di un budget è sempre la ragionevole stima dei ricavi, che deve essere effettuata sempre analizzando attentamente il mercato, i prezzi e le quantità da vendere o produrre.
Una volta stimati i ricavi, si procede con la stima dei costi: di produzione, commerciali, generali etc., per poi arrivare al budget finanziario e nell’eventualità al budget degli investimenti.
In tempi di crisi, la predisposizione del budget per l’impresa scongiura brutte sorprese e soprattutto nella fase della sua realizzazione, è un momento di grandissime riflessioni per raffinare il proprio controllo di gestione.
Infatti, molto spesso, mentre si lavora per la prima predisposizione del budget, si effettua un’analisi approfondita dell’azienda e di tutte le sue aree e sovente si evidenziano criticità mai rilevate e/o prese in considerazione.
Come detto nelle prime righe, soprattutto nelle piccole/medie imprese poco organizzate, il budget è visto come una perdita di tempo; in questo articolo si è però cercato di spiegare l’importanza del budget.
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