In questo articolo approfondiremo il tema dello scadenziario. La sua corretta gestione, infatti, è indispensabile per evitare una crisi di liquidità e per controllare al meglio la Tesoreria Aziendale.
Dobbiamo però ricordare che lo scadenziario non è l’unico fattore da tenere sotto controllo, infatti sono 5 le leve che governano la Tesoreria Aziendale e se volete approfondire il tema, vi invitiamo a leggere il nostro articolo: Le 5 leve che governano la Tesoreria Aziendale.
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Hai tanti pagamenti e incassi da gestire? Hai paura di scordarti di qualche scadenza? O vuoi essere certo che i tuoi clienti ti paghino ad ora e tempo?
Un corretto bilanciamento delle modalità di incasso da parte dei clienti e di pagamento dei fornitori ricopre un ruolo fondamentale.
Le prassi e le condizioni di mercato posso variare, anche di molto, da settore a settore ma non per questo deve valere la solita vecchia frase “abbiamo sempre fatto così!”. Lo strumento principale per il monitoraggio di un corretto equilibrio tra incassi e pagamenti è la predisposizione ed il mantenimento continuo dello scadenziario.
COS’É UNO SCADENZIARIO
Lo scadenzario è una scrittura elementare non obbligatoria che comprende tutte le somme che un’impresa o un professionista deve versare o incassare. Il foglio delle scadenze può essere compilato in forma libera e comprende sia le operazioni contabili che quelle economiche.
La sua funzione è indicare con immediatezza le date in cui un’azienda deve pagare i propri creditori o incassare dai clienti, per evitare ritardi onerosi. In particolare, la gestione delle scadenze tiene conto di:
Debiti
- Debiti verso i fornitori
- Debiti verso l’Erario
- Debiti verso INPS e INAIL
- Debiti verso i dipendenti
- Debiti di finanziamento
- Effetti passivi
- Debiti per leasing e locazioni
Crediti
- Crediti verso i clienti
- Crediti di finanziamento
- Effetti attivi
Si tratta quindi di un resoconto aggiornato che ti offre una panoramica completa delle scadenze in arrivo.
A COSA SERVE LA GESTIONE DELLE SCADENZE? E PERCHÉ É COSÌ IMPORTANTE?
La gestione dello scadenzario è molto utile perché ti permette di avere sotto controllo le varie scadenze della tua azienda in ogni momento.
In questo modo sarai in grado di far fronte tempestivamente agli impegni economici della tua impresa. Potrai anche sollecitare eventuali debitori se non dovessero pagare in modo puntuale le somme dovute.
Quando sei a capo di un’azienda o lavori in proprio non è facile tenere a mente tutti gli impegni e i termini di scadenza. Se in alcune situazioni puoi permetterti una piccola dilazione, molto più spesso un mancato incasso o un pagamento in ritardo si ripercuotono negativamente sul bilancio. Oltre al danno economico della mancanza di liquidità e di una possibile sanzione, rischi una pessima reputazione come debitore o creditore.
Nel primo caso, il cliente o il tuo debitore penseranno che tu non abbia molta necessità di riscuotere e, con il tempo, i ritardi negli incassi si moltiplicheranno. Nel secondo caso, i fornitori ed in particolare il sistema bancario inizieranno a considerarti un cattivo pagatore, a discapito di un rapporto di fiducia.
La gestione delle scadenze ti permette di avere il controllo delle entrate e delle uscite della tua azienda mantenendo rapporti costruttivi con i soggetti esterni.
VANTAGGI DELLA GESTIONE DELLO SCADENZIARIO
La mancata gestione delle scadenze non è solo un problema per il flusso di cassa ma si porta dietro altre criticità. Senza uno scadenzario organizzato, perderai molto più tempo per recuperare le informazioni necessarie quando è il momento di preparare le fatture o i bonifici. Inoltre, la tua gestione finanziaria ne risente perché non hai ben chiaro quando puoi permetterti o meno determinati investimenti.
In sintesi, la gestione dello scadenzario ti permette di:
- Tenere sotto controllo incassi e pagamenti scaduti
- Risparmiare tempo al momento della fatturazione
- Essere trasparente nei rapporti con clienti, dipendenti, fornitori e finanziatori
- Avere dati certi per la pianificazione finanziaria
Poter usufruire delle opportunità garantite dalla gestione di uno scadenziario per il pagamento permette alle imprese di creare un legame commerciale più solido con i propri fornitori: le scadenze verranno sempre rispettate, non ci saranno errori inattesi né spiacevoli incongruenze che rischiano di minare l’immagine e la credibilità dell’azienda.
Ottimizzare il pagamento ai fornitori ha una serie di vantaggi indiretti che, sebbene più difficili da misurare rispetto al risparmio economico e al tempo richiesto per l’attività amministrativa, consentono alle imprese di essere più agili e più competitive: questo tipo di benefici non deve essere sottovalutato e può avverarsi migliorando la gestione delle scadenze.
La gestione dello scadenzario annuale o mensile è un’operazione che semplifica moltissimo la vita professionale. Quante volte ti capita di accorgerti in ritardo che un cliente non ti ha ancora pagato? O di dimenticare una scadenza di pagamento che può persino costarti una penale? Un buon sistema di gestione delle scadenze ti permette di evitare tutti questi problemi e risparmiare tempo e incomprensioni nei rapporti con fornitori e clienti.
RISPETTARE LE SCADENZE CON UN SISTEMA DEDICATO
È frequente l’uso dei fogli di Excel per controllare lo scadenzario delle fatture in entrata e in uscita. Il sistema è economico e ampiamente conosciuto, certo; ma comporta troppe attività manuali e, inoltre, uno scarso controllo sul reale cash flow previsionale.
Le imprese, insomma, devono muoversi all’interno di un sistema rigido e pesante, che rappresenta un fardello per la gestione della tesoreria. Se le aziende basano la propria gestione dei pagamenti ai fornitori su sistemi ormai obsoleti ed eccessivamente manuali, il rischio di non saldare in tempo una fattura è più alto. Per di più, le aziende che devono accentrare il controllo della tesoreria e quindi fanno affidamento su più conti correnti lavorano quotidianamente su fogli di calcolo molto lunghi e altrettanto confusionari.
Per ottimizzare la gestione delle scadenze, le imprese devono sapere quando è il momento migliore per il pagamento ai fornitori. Un sistema dedicato è quello che serve: consente di avere un cruscotto unificato, chiaro e aggiornato automaticamente.
Abilita una visione chiara e coerente, che garantisce alle imprese un controllo concreto sulla propria tesoreria. Il calo delle attività manuali libera le risorse umane e migliora l’efficienza del reparto amministrativo: ne consegue un coinvolgimento più alto dei dipendenti.
COME SI PREPARA UNO SCADENZIARIO
Occuparsi della gestione delle scadenze richiede una piccola organizzazione a monte. Innanzitutto, dovrai preparare il tuo scadenzario mensile e annuale. Il consiglio è quello di tenere separati lo scadenzario fornitori, comprensivo dei debiti di varia natura, e lo scadenzario clienti. Per ciascuno dovrai indicare:
- Descrizione (debito o credito)
- Data di scadenza (giorno, mese, anno)
- Stato (aperto, chiuso, sospeso)
- Importo
- Soggetto (cliente, fornitore)
- Documento di riferimento (fattura n°)
- Modalità del pagamento o incasso (contanti, bonifico, assegno, Ri.ba)
- Note addizionali
In quanto scrittura in forma libera, puoi scegliere il modello di scadenzario e lo strumento di gestione che preferisci. Ad esempio:
SOFTWARE PER LE SCADENZE.
Si tratta di programmi appositi che puoi installare sul tuo computer per creare uno scadenzario personale.
Ti permettono per esempio di visualizzare lo scadenzario all’apertura del programma da te scelto oppure di ricercare le scadenze per soggetto o tipologia.
SCADENZARIO ELETTRONICO CON FOGLIO EXCEL.
Lo scadenzario Excel è molto pratico e alla portata di tutti.
Con questo strumento puoi realizzare il tuo scadenzario fai da te in modo semplice e facilmente aggiornabile.
COME GESTIRE LO SCADENZIARIO SENZA STRESS?
Come hai visto la gestione dello scadenzario è fondamentale per la salute del tuo business. Purtroppo, l’esperienza dice che molti imprenditori e professionisti non hanno tempo materiale per occuparsene come dovrebbero. Se è anche il tuo caso, non fartene una colpa. Utilizzare uno scadenzario elettronico è già un buon passo per agevolarti il compito. Se invece non vuoi o non puoi occupartene in prima persona puoi contare sul nostro aiuto.
Contattaci per essere messo in contatto con un professionista in grado di aiutarti nelle gestione del tuo scadenziario!