Pianificazione aziendale: 5 motivi per cui è indispensabile per ogni imprenditore

La pianificazione aziendale rappresenta un elemento fondamentale per assicurare alla propria azienda una crescita sana, il raggiungimento degli obiettivi e il mantenimento della competitività. In poche parole, essa è essenziale per la sopravvivenza e il successo dell’attività.

Pianificare per sopravvivere alla complessità attuale

Questo discorso è ancora più vero al giorno d’oggi. Il mondo sta diventando sempre più veloce e i cambiamenti si susseguono a ritmi sempre più serrati. Le nuove tecnologie e la digitalizzazione hanno apportato numerose novità in ambito lavorativo, l’automazione presto farà parte dei processi lavorativi di quasi tutte le imprese.

Per riuscire a sfruttare al meglio queste novità è necessario sviluppare nuove competenze e capire come muoversi in ambiti spesso poco conosciuti.

La globalizzazione contribuisce a rendere il mercato sempre più competitivo, anche con l’ingresso di concorrenti che una volta non ci saremmo neanche sognati di considerare tali. Ormai è impossibile ragionare su un mercato puramente locale e sempre più spesso bisogna fare i conti con concorrenti stranieri.

Il pericolo, però, può arrivare anche da concorrenti che ampliano il proprio portafoglio di prodotti e servizi, invadendo il nostro mercato di riferimento.

In una realtà così mutevole, inoltre, è molto facile che i propri prodotti diventino obsoleti e vengano sostituiti dalla nascita di nuovi.

Di conseguenza il contesto in cui ogni imprenditore opera richiede dei cambi di approccio.

Alla fine del secolo scorso la programmazione aziendale nelle PMI era del tutto inesistente. Dove era presente, nella maggior parte dei casi si limitava a prevedere “una crescita del fatturato dell’x% per il prossimo anno”. I margini erano costanti, il mercato non presentava shock considerevoli e così via.

Al giorno d’oggi stiamo assistendo a una situazione completamente diversa. Le condizioni sono cambiate radicalmente e lo faranno ancora in futuro e in modo sempre più rapido. È ormai impossibile non rendersene conto.

Pianificazione aziendale: uno strumento fondamentale

Tra i molteplici motivi per cui è indispensabile impostare l’organizzazione aziendale per gestire un corretto processo di pianificazione (prima) e di controllo (durante e dopo), i principali sono:

1. I margini si stanno riducendo. Errori strategici, produttivi, di approvvigionamento, finanziari e di qualunque altro tipo possono costare caro alla nostra azienda, pregiudicandone anche le prospettive future. In contesti competitivi con redditività contenuta è imprescindibile prestare scrupolosa attenzione ad ogni singola attività.

• L’offerta di servizi a supporto delle aziende sta cambiando. A seguito dell’attività di pianificazione si possono individuare fabbisogni dell’azienda che possono essere soddisfatti ricorrendo a servizi differenti rispetto al passato o sfruttando servizi di recente sviluppo. Si pensi alle opportunità offerte dalle aziende del settore fintech per migliorare, ad esempio, aspetti legati allo smobilizzo dei crediti nei confronti dei propri clienti, al credito di fornitura o al fabbisogno finanziario derivante dalla necessità di effettuare investimenti, solo per citarne alcuni. Il ricorso all’intelligenza artificiale (AI) o all’Internet of Things (IoT) per automatizzare o semplificare alcuni processi aziendali possono essere un altro valido esempio di servizi sfruttabili che solo un decennio fa non erano disponibili per la maggior parte delle PMI. Questi ed altri servizi possono essere presi in considerazione anche grazie alle valutazioni che possono emergere dall’attività di pianificazione aziendale di breve o di più lungo periodo.

• Bisogna anticipare il mercato, prevedendo le necessità e le opportunità aziendali prima che si manifestino. Se ad esempio dall’attività di pianificazione aziendale dovesse emergere l’opportunità di approcciare nuovi fornitori, magari perché gli accresciuti volumi d’acquisto mi rendono candidabile per acquistare direttamente dal produttore anziché dal distributore, ciò mi porterebbe a beneficiare di un prezzo di acquisto sicuramente migliore. D’altra parte, il produttore potrebbe pretendere un pagamento con dilazioni più ridotte o lotti minimi di acquisto maggiori. Una programmazione correttamente eseguita mi permetterebbe di organizzare per tempo e in modo efficiente l’attività logistica necessaria per movimentare maggiori quantità di merce. Contemporaneamente permetterebbe di attivarmi per poter disporre delle linee finanziarie adeguate (per forma tecnica e per dimensioni) per perfezionare tali acquisti.

• Strumento per governare l’azienda. Una corretta pianificazione permette all’imprenditore di anticipare i fabbisogni e le necessità aziendali. Inoltre, permette altresì durante l’esercizio di monitorare costantemente il rispetto o meno delle previsioni effettuate. In questo modo si riesce a individuare l’entità degli scostamenti (sia in incremento che in diminuzione), e rettificare, adeguandole, le programmazioni passate. Al contempo si possono adeguare le necessità individuate in precedenza adattandole al mutato scenario che si è verificato. La mancanza, a monte, di un’adeguata attività di programmazione rende impossibile anche la successiva attività di monitoraggio in corso d’opera degli scostamenti. Ciò impedisce di ricorrere ad importanti leve di governo dell’azienda indispensabili nell’attuale contesto competitivo descritto in premessa.

Molte delle aziende hanno la (pessima) abitudine di rendersi conto che l’esercizio è andato in una certa direzione solo in sede di approvazione del bilancio, ad esercizio ormai chiuso (e con quello successivo già ampiamente iniziato), senza consapevolezza dei motivi di tale andamento e senza possibilità concreta di alcun intervento.

• Formalizzazione di obiettivi per coinvolgere le figure chiave. Molte volte gli imprenditori lamentano che le figure chiave dell’azienda non paiono coinvolte nel percorso di crescita del successo aziendale o si accontentano di risultati al di sotto delle aspettative dell’imprenditore.

La domanda da manuale che in questi casi va rivolta all’imprenditore è: “Hai condiviso gli obiettivi formalmente con i tuoi collaboratori? Sei sicuro che un risultato per te al di sotto delle aspettative non sia invece per loro perfettamente soddisfacente (o viceversa in alcuni casi)?”. La condivisione formale degli obiettivi (ma anche la condivisione del processo di pianificazione per condividere gli obiettivi da raggiungere già in fase di pianificazione) è un passaggio obbligato per lavorare insieme. Permette di tracciare la rotta (prima) e verificarne il rispetto (durante) al fine di godere insieme del successo (dopo). Tale tipo di attività non richiede sforzi particolari o adempimenti particolarmente invasivi. Si inizia con una condivisione “light” per abituarsi al metodo di lavoro. Con il tempo, si arriva a processi di responsabilizzazione degli obiettivi che possono prevedere anche deleghe, incentivi, premi, ecc.

Un percorso su misura

Purtroppo, o per fortuna, questo percorso non è standardizzabile. Per ogni azienda deve essere realizzato il proprio vestito su misura, costantemente adattato in base ai cambiamenti che intervengono in azienda e in base alle mutate necessità informative che tale processo innesca se ben avviato.

Avviare un percorso di questo tipo richiede sia delle competenze tecniche (per utilizzare gli strumenti più indicati per ogni contesto aziendale) sia competenza di tipo più “soft” per coinvolgere e motivare le figure aziendale in questo processo di cambiamento affinché ognuno collabori per il proprio ambito di competenza, concorrendo al successo del progetto.

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